SAP合规性标签高级指南

 

从SAP生成合规性文档的选项

正如我们许多与SAP合作的人所知,有很多方法可以完成同一任务。印刷是这些领域之一。因为我们 适用于SAP的AdvanceLabel 解决方案中,我们经常被问到在SAP中打印合规性标签的各种方法以及它们如何工作。如果你’重新开始看看你’将要解决客户合规性标签,EDI集成的SSCC标签,或者’在寻找内部条形码标签或文档的选项时,本指南应会有所帮助。首先,我们不要’不要相信打印标签的方法有误。每个环境都不一样,所以我们不’假设您知道在您的特定行业或公司中什么有效。我们的目的仅仅是向您展示您的选择。

SAP标准消息输出技术

大多数用户习惯于使用消息输出技术在SAP中输出。消息输出使用条件类型,访问序列和条件记录的组合来确定打印什么以及何时打印。消息输出功能附加到SAP内的文档。在没有文档的情况下(例如重新贴标签),您将无法使用此技术。消息输出通常在文档中的“输出”(SD)或“消息”(MM)下查看,具体取决于您所使用的SAP区域’在最新版本的SAP中,还提供了一种称为PPF(后处理框架)的更新技术。  

 

图1典型输出条件

如上所示,SAP中的大多数文档都使用输出确定技术来选择系统中预设的输出类型,并根据已建立的设置将它们排队打印。对于运输标签,这通常意味着为创建交货或其他事件(例如PGI)时要生成的处理单元添加条件记录。尽管有一些例外情况,但几乎可以为SAP中的所有文档(销售订单,交货,处理单位,装运,发票等)创建输出。文档中的输出类型只是一个指向报告程序的指针(请参见下图中的1)。当条件记录被触发时,它指向并调用完成实际工作的报告程序。根据报告程序中的设置,它将收集输出所需的数据,然后生成选定的输出,例如打印输出,EDI,(IDOC),工作流,传真等(请参见下图2)。 。

图2如何处理输出条件记录。

正如他们所说,这就是肉和土豆。要为文档生成标签,您需要报表程序提取并提供标签/文档中的数据,并提供描述其生成时的外观的格式。如果使用标签格式,则SAP支持两种类型:较早版本的SAP使用基于SAPscript的格式。 SAP 4.6版提供SmartForms,这是一个新的,更强大的工具。请注意,添加SmartForms不会阻止您使用SAPscript。两者都是可行的选择,在某些情况下,您会混合使用每种选择。 (SAP尚未将旧的SAPscript文档转换为SmartForms,因此继续使用和支持这两种技术。)’下面将描述它们。我们不会在本指南中深入研究Adobe交互式表单,但这也是一种选择。

打印方式

It’重要的是要注意一个可以区分直接打印方法和间接打印方法的特征。对于SAPscript或Smartforms,它们完全在SAP内部管理,并且是直接打印方法。主要优点是,您可以在标准SAP打印工具(例如假脱机请求(SP01))中查看完整的打印作业状态,并具有打印预览功能。在某些情况下,这在原始应用程序中以及假脱机请求中都可用。

图3假脱机输出和打印预览。

使用SAPscript生成的表单

SAPscript是SAP开发的用于描述表单的页面标记语言。 (SAPscript不是ABAP。)它’简单易学,但又将另一种语言添加到工具箱中,供开发人员担心(图4)。我们建议您使用SmartForms’重新开发新形式。 SAPscripts继续使用的主要原因是现有SAPscript表格的大量可用库以及整个SAP的本机支持,而较新的技术尚未完全集成。 (请注意,即使在不允许配置选项的应用程序区域内,也可以使SmartForms可用。 联系我们 想要查询更多的信息。)

图4. SAPscript示例。

使用SAPscript语言,以文字处理格式描述标签/文档和格式。在SAPscript中,标签/文档的每一行都用占位符描述,以提供要提供的字段数据。如图4所示,每行可以加一个格式,或者每个字段占位符都可以用描述如何打印字体/行的格式包围。条形码的处理方式相同。在以下示例中,<LS>描述了Code 3 of 9 Barcode的BC字符格式。这意味着将字段值在文档上替换为条形码符号。

图5样本条形码符号格式。

SAP提供了其中一些字体,以便在SAP中显示和使用。唯一的警告是您的打印机必须支持打印条形码。尽管您可以使用附件或软件来添加此功能,但是大多数LaserJet打印机和克隆都没有(请参阅下面的参考以获取指导)。 SAP为一组有限的条形码提供支持,但是也可以通过诸如BarCode.dll之类的附件添加其他功能(请参见下面的参考)。我们不建议您使用这些解决方案,因为它们需要安装在SAP应用程序服务器或打印机服务器上(如果它们是分开的),并且在应用程序服务器上安装任何软件绝不是一个好主意。

除了使用上面显示的简单格式外,它还’也可以使用直接打印到特定于条形码的打印机,例如Zebra,SATO,Intermec等。要控制它们,它可以 ’可以直接将打印机代码发送到打印机。这种方法虽然更有效,但需要学习打印机特定的语言。有两种方法可以开发可在条形码打印机上使用的SAPscript表单:

SAPscript手动方法

可以想象,这是最简单的开始,因为您只需要工作的SAP系统和时间就可以了。这涉及在编辑器中编写和格式化SAPscript标记文本,以及配置新标签的使用。最佳实践是采用SAP提供的现有表单,将其另存为自己的Z副本,然后根据自己的喜好进行编辑。 (我们建议从SmartForm开始。)尽管可以使用图形布局编辑器,但是它可以’s的原始语言充其量只能提供表单区域(Windows)的布局,并不是真正的WYSIWYG工具。知道文档外观的唯一真实方法是使用真实文档进行测试。对于开发人员来说,这可能是一个耗时的过程,因为需要编写SAPscript标记文本并在SAP文档中进行后续测试(交货,销售订单等)的过程。典型的表格可能要花一天或更长时间才能完成,并且需要开发人员进行,

SAPscript ITF上传方法

一种更简单的方法是一些公司称为上载方法。除了Seagull Scientific之外,还有几种第三方工具’提供此功能的BarTender(我们支持)。使用第三方工具,您可以在所见即所得的环境中(与SAP分离)来开发标签/文档。  标签完成后,该工具将生成ITF代码。然后,此代码将上传到您的SAPscript表单中,并且可以用来生成标签,如所见即所得工具中所示。请注意,生成的代码是打印机特定的代码。如果您了解代码,则可以直接进行修改,但否则需要一个新的周期(调整,提取,上传)。一旦将其上载到SAPscript,则无需外部工具,除非需要进行修改。关于此方法的一些注意事项:尽管开发似乎很简单,但用户需要了解字段名称,该名称将由生成标签的报表程序提供。 ITF文件描述了标签,但仍需要一个报告程序来收集生成标签所需的数据。 SAPscript遵循变更管理过程。更改通常在开发环境中进行,然后转移到TST,然后转移到生产环境。典型的标签/文档可能需要花费几个小时才能开发,但可能需要几天才能真正付诸生产。这可能由业务分析师在开发人员的支持下执行。

使用SmartForm生成的表单

从4.6c版开始,SAP引入了SmartForms工具,以使功能更丰富,更轻松。使用SmartForms,不再需要外部工具,例如非条形码打印机中的BAR-SIMM芯片,因为条形码可以在SAP内生成并作为图像发送到打印机。打印机不需要生成条形码的功能。这意味着几乎所有打印机均可用于生成条形码。 (出于性能原因,您’我仍然想将BarCode打印机用于BarCode标签,但是能够在任何打印机上打印BarCode或图形带来了新的机会。)SAP还致力于支持Zebra打印机以及任何支持ZPL打印机语言的打印机。因此,如果您在SAP中定义了基于ZPL的打印机,则可以在SmartForms中使用它,而无需在表单中添加特定于打印机的语言。尽管Smartforms似乎更易于管理,但它仍然需要开发知识,因为SmartForms仍被报表程序调用,并利用表单中的ABAP代码执行计算或复杂的规则实现。

SAP中用于本机输出的合规性标签

如果没有任何其他工具,则在使用本机SAP工具和流程时,管理合规性文档需要执行以下步骤:

使用客户’根据规范,开发人员将验证和修改输出报告程序,以确保所有必填字段均可用。

使用SmartForms工具对表单进行布局,添加将在生成表单时内联替换的字段。 (该过程与基于SAPscript的表单相同,但是我们不建议使用基于SAPscript的表单,除非修改现有表单然后从头开始创建新表单更容易。)

开发人员使用SmartForm测试工具定期打印表单样本以验证格式。完成后,表格需要条件记录来标识要打印的表格。 (这通常是最终用户在其文档中看到的内容。)

表单完成后,将遵循标准变更控制过程,以将表单和条件记录配置移至生产环境。

优点

-使用基于gui的工具进行本地SAP表单开发。

-无需其他工具。

-支持ABAP语言计算并直接访问所有系统数据。

-变更控制流程可确保表格不会意外修改,并支持CFR 211和EU GMP等支持要求。

缺点

-标签开发并非真正的所见即所得。仅显示表单布局。

–表单开发实际上需要开发人员来开发最简单的表单。

-对变更控制流程的需求增加了部署文档所需的时间。

外部输出管理(OMS)

外部输出管理系统适用于大型,复杂的IT环境,在这些环境中,在SAP中管理打印机的工作不如最佳。在使用几个主要应用程序的环境中,在每个系统中多次定义打印机可能会变得很麻烦且耗时。此外,在执行大容量打印时,由于管理打印输出,SAP可能会遇到性能问题。使用OMS,您可以将外部打印服务器集成到SAP。 OMS系统很少专门用于条形码打印,但是一些OMS供应商提供了此功能,因此我们不想排除提及。 OMS通常从SAP发送原始数据,并且在OMS中定义和管理文档格式。 OMS的优点之一是它可以查看SAP中的直接打印文档,因此通常在后台打印管理(SP01)中具有可见性。像外部接口应用程序一样,外部输出管理非常适合大容量打印环境。

使用外部输出管理工具的合规性标签

OMS工具旨在减轻SAP系统的打印过程的负担,尽管有些工具允许进行表单管理。

使用客户’根据规范,开发人员将验证和修改输出报告程序,以确保所有必填字段均可用。

表格使用 智能表格 工具,添加将在生成表单时内联替换的字段。 (该过程与基于SAPscript的表单相同,但是我们不建议您使用基于SAPscript的表单,除非修改现有表单比从头开始创建新表单更容易。)

开发人员使用SmartForm测试工具定期打印表单样本以验证格式。填写完表格后,需要条件记录来标识要打印的表格。 (这通常是最终用户在其文档中看到的内容。)

表单完成后,将遵循标准变更控制过程,以将表单和条件记录配置移至生产环境。

优点

-使用基于gui的工具进行本地SAP表单开发。

-支持ABAP语言计算并直接访问所有系统数据。

-变更控制流程可确保表格不会意外修改,并支持CFR 211和EU GMP等支持要求。

缺点

-标签开发并非真正的所见即所得。仅显示表单布局。

–表单开发实际上需要开发人员来开发最简单的表单。

-对变更控制流程的需求增加了部署文档所需的时间。

最佳印刷应用程序

这项流行的技术使用同类最佳的应用程序(例如AdvanceLabel解决方案)作为中央打印方法。与外部输出管理类似,在外部工具中集中管理表单,该工具通常提供本机SAP方法无法提供的附加功能。在这种间接打印方法中,SAP文档使用一种标准接口技术(基于文件的,RFC,Web服务,IDOC等)与外部应用程序进行接口,该技术接收数据,然后选择适当的标签格式。

通常,此解决方案的好处是外部应用程序将提供WYSIWG设计工具,以简化标签设计过程,而对SAP的更改很少或没有更改。如果SAP以外的应用程序需要打印标签或文档的能力,则此方法可能是最佳选择。与外部输出管理方法一样,此方法在大容量打印环境中是理想的选择,因为将打印负载转移到了外部打印服务器而不是SAP应用程序服务器上。

优点

-真正的WYSIWG设计工具,可简化文档创建。

-变更控制流程可确保表格不会意外修改,并支持CFR 211和EU GMP等支持要求。

连接性,任何可以将输出发送到打印机,文件,Web服务等的应用程序均可使用。

缺点

-外部应用程序进行管理。

结论

在SAP中有很多用于打印法规遵从性标签和文档的选项,并且没有一种解决方案可以适合所有环境。 进阶解决方案支持本指南中描述的所有方法。我们开发了同类最佳的AdvanceLabel解决方案,以最小的操作影响来满足最苛刻的合规性要求。我们可以为您的特定需求提供指导,或协助您实施此处讨论的任何选项。

下面是一棵决策树,可以帮助您决定管理复杂打印环境的途径。

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